【Egretlist企画】第2回中長期タスクをGTDする

前回思わず上げたBlog術ですが、その前にこのタスク管理術も実は構想がありました。Evernote企画に便乗しつつ、突然ですがEgretlistの企画物としてスタートさせたいと思います。次回で終わる予定ですがね。

前回思わず上げたBlog術ですが、その前にこのタスク管理術も実は構想がありました。という事で、突然ですが企画物としてスタートさせたいと思います。次回で終わる予定ですがね。
【Egretlist企画】第1回こそこそちまちまとBlogを書く <

しかしながらこの話題は先日@rashita2さんによるEvernote本が出版されましたし、また多くのブログでEgretlistによるGTDの方法が論じられています。中には使わないよって人もいるみたいですが、個人的にはかなりのお気に入り、というより必須アイテムになっています。

Egretlistで、引いてはEvernoteでGTDをする事のメリットとは、『テキスト情報以外に画像、音声を含める事ができる』事です。この効用を侮っている方は大勢いらっしゃるようですが、他のタスク管理ソフトでこの様な事が簡単に出来るものはありますでしょうか？では、Egretlistを活用してどの様にGTDをしていくのか、解説していきたいと思います。

なぜ中長期タスクとするのか

表題ではあえて中長期タスクと銘打ちましたが、なぜ短期も含め全てのタスクではいけないのでしょうか。というよりも、デイリータスクを管理しているToodledoでは補えなかったので、代わりに使っているというのが正しいでしょう。月間目標を組み込むには、Toodledoでは日付の指定が少し厳密過ぎるのです。一月丸ごとを指定したいのに、一日単位になってしまうからです。もちろん開始日を設定して期間で指定する事も可能ですが、それはやや猥雑に感じました。そもそもアクションというよりプロジェクトがゴロゴロと並んでいるので、GTDですらないかもしれません。そして、Egretlistのメリットが目標などを実感させるのに適していたので、こちらでする事にしたのです。

18foldersを作る

ご存知の方は多いと思いますが、GTDにはマーリン・マン氏の発案した43foldersという手法があります。これは日と月をそれぞれフォルダにして順繰りに使っていくのですが、中長期タスクを管理するにあたり月と年でこれと同じ事をします。12ヶ月分のコンテキストと、5年分とそれより先の未来のノートブックを作ります。だいたい5年くらいが中期計画として策定する年数として妥当だったので、残りは曖昧ですが、未来としました。すでに計画のある方、例えばお子さんがいたりすると、もっとあってもいいと思います。例えば、入学や受験といった行事がいつあるかはお分かりでしょうから。

ここで年間のフォルダをノートブックにしたのは、完了したタスクをアーカイブするためです。Egretlistでは完了したタスクはアーカイブされ表示されないように設定することは出来ますが、Evernote上では同じノートブックに存在し続けます。これではEvernoteで確認したときに判別しにくいので、面倒ではありますが月替わりにてInboxからその年のノートブックへと移動させています。これは、さすがにEgretlistではなく、Evernote上で行います。

なお、この当月のコンテキストのタグはEgretlistのNext Actionに紐付けておきます。月替わりにてタグの紐付けを差し替えて翌月のタグにします。当月のタグが付いているものは手動アーカイブします。翌月のタグをつけていたものは自動的にEgretlistのNext Actionに表れてきます。このときは特にInboxノートブックへと移動はさせません。あらかじめ、月をまたぎそうなもの、特に締め切りを設けずに腰を据えてかかるものには、コンテキストのタグではなく、ステータスのタグ(Next Action, Active)を付けておきます。ということで、やたらめったらネタをノートにして入れていくのです。

ロールを考える

さて、ここからは深く考えていきましょうか。それでは、まず紙を一枚用意して真ん中に自分の名前を書きます。ここであなたが普段なんと呼ばれているかを思い浮かべます。先輩、課長、アンちゃん、あなた、社長、○○(本名)、とあなたと周りの人の関係で色々な呼ばれ方をされているはずです。それらを整理してまとめていき、先程書いたあなたの名前の周りに書いていきます。
という事は、頭の中でしましたが、7つの習慣などを読みあなたの役割を考えてみてください。私ですと、下の7つにまとまりました。

これらをロールのタグとして登録します。プロジェクトとの関連は後回しで大丈夫です。重複がないか確認して、シンプルにしましょう。

レスポンシビリティを考える

では、先ほどの紙に引き続き書いていきましょう。え、必要ないだって？どうぞ、ご自由に（笑）
この「責任」はゴールと混同しやすいですが、私は「自分の望む将来に関わらず、その任にある限りは求められる事」と解釈しています。もちろん、「ストレスフリーの仕事術」に沿った解釈でも構いません。そしてこの解釈に従い、先ほどのロールにてすべき事を上げていく訳です。これをやっておかないと彼女に愛想を尽かされると思ったことや、親が安心して老後を過ごせる様に介護したりや孝行したりや、ブログを書いたりであると思っています。

ブログは好きに書くでしょう、と思うかもしれませんが、ブログを書いていないのにブロガーとは名乗れませんし、ブロガーイベントに参加したらレポートは書かないといけないですからね。あ、最近で言えば「東京ライフハック研究会」での活動もそうですね。未だに私の立ち位置は不明確になっていますが、「小うるさいご意見番」にはならないように気をつけたいものです。
さて、そう作っていると多くなるものです。私の「責任」はこんな感じになっています。

300番台を「責任」に割り振っています。2桁目の数字は「ロール」の数字と連動しています。Egretlistでは、プロジェクトをロール、レスポンシビリティ、ゴールに結びつけられますがどれかにしか結び付けられないので、ロールの下にレスポンシビリティ、ゴールがあるという構造を明らかにするためにしています。出来れば、色も統一したいところですが、手間がかかりますので空いた時間についでに進めています。

ゴールを考える

ゴールは、「現在の状況・今後の経過を問わず、将来において望んでいること」と思っています。要は、なるべく大きい夢を持っておきましょうよってことです。現在と密接しているか否かで、レスポンシビリティとの線引きを行っているのです。そのため、ここでのプロジェクト、タスクは直近には成果を実感しにくい「重要だけど緊急ではないこと」になります。7つの習慣で言うB領域のことですね。今のところは、プライベートに偏っているので、特に厳密な期限を設定しにくい、したくないのが、ToodledoではなくてEgretlistで行おうと思った理由です。仕事に関するB領域は、期限を設定していますけどね。

それと内容は例えばギリシャに旅行に行くとか、海外コンサートを見に行くとか、車欲しいとかで、そこに対するモチベーションを上げるために画像を一緒に忍ばせているのです。@kobutako2ko2さんが前に言っていた「欲しいものリスト」に近いかもしれません。衣食住遊の観点から、広げていっています。

それ以外には「月間1万PVのブログにする」などがあります。これはLifehackerとしての役割での目標で、ブログを更新するというレスポンシビリティからはかけ離れていますが、そんな夢はやはりあるものです。そして、プロジェクトとしては、「独自ドメインを取得する」や「記事1本あたりの執筆時間は1時間以内にする」といったものが産まれてくるのです。これをしたからといって必ずしもゴールに辿り着くわけでは有りませんが、@rashita2さんや@mehoriさんを見ていてひとまずはここからと思うものは浮かび上がってくるのです。

プロジェクト・タスクを考える

では、いよいよ実際のタスクを入力していくわけですが、ここまでで思いついているものもあると思います。まぁ、入力するのは少しお待ちください。Egretlistでは、タスクをどうEvernoteに反映させるかを決めておいた方がいいのです。というのも、Egretlistではプロジェクト・タスクの他に、複数タスクを含むノートではノートの名前が表示されて一つのタスクリストのように振る舞います※。この1階層増える動作により、プロジェクトタグとの使い分けを考える必要が出てきます。

@rashita2さんは、ここで複数タスクにする「ワンノート・ワンプロジェクト」と1タスクのみにする「ワンノート・ワンタスク」を検討した結果、その中庸のプロジェクトの一部分の複数タスクを記入する「ワンノート・ワンセッション」で運用しているそうです。私の場合は、まずプロジェクトタグの意味合いが違っています。数ヶ月から数年に渡り実施されるので、プロジェクトというよりはフォルダに近い感覚です。そして、ノートの名前をプロジェクトとして使用します。前回のBlog術の記事で紹介したように、ブログであればワンコラムに相当します。いたって普通のプロジェクトです。

※今回Ver.1.6.1へのアップデートによりノート名を常時表示させることが出来るようになりました。私にとっては大助かりです。今まではノート名を表示させるために、わざわざタスクを2個残しながら行ってましたから。どうやら上手くいかない様で…

後はタスクは中身を論じる必要はありませんが、もっと内容を盛り込んだ使い方を提唱させていただきます。高機能なタスク管理ソフトではメモが付けれるのは当たり前となっていますが、写真や音声を付けれるのは多くはありません。先程「ゴール」にて欲しいものの写真を貼っていると述べましたが、他にも地図をつけたり、建物の写真をつけたり、ブログに付ける画像をつけたり、資料的な音声でも入力の代わりに音声でも付けたりと出来ます。同時にこれらが全て資料として残ることになります。しかも、自動的に。ここを使っていかないとEvernoteでGTDする意味がないとすら言えます。一つのタスクに添付を複数付けても、フリックでめくれるので楽チンです。メモが長文の場合、編集画面に入らないと全文が見れないのはややマイナスですが。ということで、どんどんタスクを盛り込んでいってください。

GTDと7つの習慣のミドルウェイを目指して

このような使い方をしているEgretlistは、もう私のiPhone4ではDockに居座っています。日々のぞいてみては、今月の課題を策定するのにも、そこから導き出されたタスクを消化するのにも役立っています。なにかみなさんガチガチにしないとタスク管理ではないかの様に論じていますが、そこであえてゆるく管理する部分も作ってはいいのではないでしょうか。そんなことすると、”Where is Inbox?”と慌てふためくよと思うかもしれませんが、ネタや目標や夢と普段の仕事、生活で発生するタスクをそうそう混同するでしょうか。

ToodledoとEgretlistのそれぞれに向かい合っているとき、私は全く違うパースペクティブに存在しているのですから。それよりもToodledoではGTDでボトムアップに、Egretlistでは7つの習慣でトップダウンに形成していっていると言えます。それぞれを行き来したり、両方に存在するタスクもあります。イベントを例に挙げると、一方では移動や準備について、もう一方ではイベントに対する目的や行動原理について、書かれています。Egretlistは行動を見直すときに開きます。タイマーで、時間に左右されて開くことはありません。Toodledoでは時間軸に沿って参照するというか行動します。こちらがトリガーになってEgretlistを開くことはあります。

もしトップダウンかボトムアップか、どちらかしか行ってみたことがないのであれば、試してみては如何でしょうか。物事を違う視点から考える、これはただのお遊びです。頭をまっさらにして臨めば、難しいことは何もありません。それよりもこの間のミッシングリンクを探すのが、目標達成のための要点だと思うのです。どちらからいっても、反対側への到達方法を見付けるのは困難であります。ならば、最初からないものと食って掛かるのです。到達する方法はあるんだと計画することに固執していても、進むものではありません。それよりもスタートとゴールが分かったらとりあえず歩みだしてみればいいのです。最初はゆっくりでも、なかったものが分かった瞬間に飛躍的に進むことになると思います。

てことで、Egretlistでのタスク管理から思わぬ横道に反れましたが、ここで終いにしておきます。次回は、Egretlistを使っての人脈作りを題材にしたいと思います。データベースではないですよ、活用しないとですからね。