Web版のToodledoで一番使う画面はどこですか？期日の？それとも、コンテキストの？それでは、Toodledoを使うのが大変じゃないですか？サーチ画面をカスタマイズすることで、もっと快適に使いましょう！
前回、新しくコンテキストを3つ足しました。人によって違いますが、そうすると全部で10個弱のコンテキストが出来たことになるのではないでしょうか。ちょっと多くて見にくいかもしれません。そして、残念ながらToodledoの標準のHotlist(※直近の重要なタスクを集めたリスト)は設定がしょぼくて、使い物になりません。
また、Contextのタブでも、Due Dateのでも、今日以外のタスクが表示されたり、期限切れが表示されなかったりと、不足感が否めません。すると、今やるべきことだけに集中するというタスクシュートの原則から、外れてしまうことになります。しかし、Toodledoには検索条件を保存してタブに出来るという強力な機能があります。この好きな条件をいつでも見える様に出来るというのが、ToodledoのWeb版の大きな魅力です。検索条件はたくさんあり、かなりの自由がききます。といっても、いきなし作って下さいというのは大変ですので、ここで私が使っている検索を例として上げますので参考にして下さい。
1.Today 今日のタスク
まず最初に必要なのは、「今日のタスク」の一覧ですね。これならデフォルトでいいと思う人もいるでしょう。しかし、Toodledoの言う「今日」と、私たちが捉えたい「今日」は必ずしも一致しません。前者の「今日」とは、時刻通りに表現されたある日の0:00~23:59です。しかし、私たちはだいたい起きた時間から寝る時間までを「今日」として捉えます。このために、私たちの今日は24時を過ぎても存在していても、Toodledoでは表示してくれません。出来るなら、一覧で確認したいですよね。また、私は期限切れのタスクは、そのままでは今日のタスクには表示させないようにしています。なぜなら朝にその日のタスクを確認する時に、あらかじめ予定されているものでどれだけかかるかを見たいからです。その上で隙間を探して、期限切れを埋め込んでいきたいのです。ルーチンワークとしてやっていることも、やらないとチリツモですから。ということで、下の様に検索を設定します。
この”1.Today”というタブでは、異なる5種類のタスクを表示させています。そのため、一番上の”Match~”という選択は”Any”にして、OR条件(どちらかを満たす）にしてます。こうすると、並列して出せるわけです。それぞれのタスクの中の条件はAND(両方満たす)になります。これは変更できません。そして、この5種類が並んでいます。
- 時刻通りの今日のタスク
- 24時以降の、今日として捉えている今日のタスク
- イベント、プロジェクト。これは期限切れでも表示させる
- 期限切れと設定したタスク
- 割り込み作業のタスク
1日の大半は、このタブを見て作業しています。Due Dateで”Today”や”Yesterday”とされているのは、欄をクリックした後直接入力することで反映されます。しかし、これだと一つ問題が残っているのですが、それはちょっと後に。
0.Done 完了したタスク
続いては、「昨日」という日に期限が設定されていたタスクです。完了したタスクと銘打ちながらややこしい言い回しなのですが、これは完了したものだけではなく昨日やるはずだったのにやらなかったタスクを表示させているからです。これは何のためにかというと、1日の行動を見返すためです。やることがなくて、すかすかのリストなら問題はありません。しかし、やるべきことがあったのにやらなかったのは反省する必要があります。完了したタスクだけを並べてはそれが見返せないので、未完了のタスクも並べるのです。
こちらもOR条件で異なる2種類のタスクを並べています。昨日のタスク/プロジェクトと、昨日以前のプロジェクトです。未完了のタスクを表示させないのは、合計時間が狂ってしまうのを嫌ってのことです。しかし、それでは何を先送りし続けているのかすら見返せないので、プロジェクトは出しています。そして、次の日の朝起きたら、これをログとしてEvernoteに送っています。キャプチャしたりするのは面倒なので、付属のプリントボタンを使ってPDFにするのが一番楽という結論に行き着きました。自作のワークフロー(Macの自動アクション)を使って、2アクションでEvernoteにいれられるようにしてあります。
ワークフローのダウンロードはこちらから → Evernote Print Workflow
詳しい使い方はこちらで書いています↓
Evernoteでライフログする人にプレゼントする3つのスクリプト 
0.Yet 未完了のタスク
最初に作った今日のタスクの検索では一つ問題がありますと述べました。それは日が変わってしまうと、次の日のタスクが表示されてしまうことです。すると、今日は残りどれだけやればいいのかが分からなくなってしまいます。参りましたが、今日のタスクを23:59までのにしてしまうと、自分にとっての今日のタスクを俯瞰できません。そこで、未完了のタスクだけを集めたものを作りました。
ここには異なる3種類のタスクがあります。まず深夜の時間帯の未完了タスクです。これは、まるごとなので設定は楽です。なお、”Checked Off”はタスク完了のチェックがある(完了、yes)かない(未完了、no)かの条件です。次は昨日以前の未完了のプロジェクトです。私は「今日」のプロジェクトが日をまたいで終了するとしても、今日(0:00~23:59)のプロジェクトとして日付は設定しています。時間はいれないことにしています。”no date”ではないという条件は、Somedayとして、もしくはテンプレートとして作ってあるプロジェクトを拾ってこないために設定しています。最後に夜の時間帯の未完了です。これはその時間帯の中で日をまたぐので、”Due Time is before 1:01”という条件を設定しています。これで0:00~1:00までのタスクが拾えます。時間を入力していないタスクも拾いますが、未完了ですので問題はありません。
その他のタスクの検索
以上の3つが日常的に使うタブです。他には時間帯と明日のタスクのタブを作っています。
時間帯ごとのタスク
これはもうコンテキストを当てはめていくだけです。ひとつやっかいなのは日をまたぐ時間帯のは、今日と明日両方を検索させてしまうと、上手く表示されません。が、詰まっているのがだいたいルーチンワークですので、あまり気にせず使っています。分けたら分けたで、その時間帯の総量がわかりにくくなりますから。一番いいのは、日をまたぐ時間帯を作らないことでしょう。
1.Will 明日のタスク
これは作ってはありますが、ほぼ使いませんね。これを使うなら、X.Projectというコンテキストで見た方がこれからのタスクを俯瞰しやすいですので。同じようにある”0.Overdue”もコンテキストで見れば、というより”0.Yet”か”1.Today”のどちらかにあるので必要なくなってしまいました。
気に入るまで作り直す
さて、どうでしょうか。好みのリストを作ることで、Toodledoがぐぐんと扱いやすくなり、他のTodoソフトとはまた違ったひと味が見れたのではないでしょうか。ちなみにこの検索では、タブの順番はアルファベット順で決まってしまいます。そこでタブの名前の先頭に数字を入れることで順番を操作しています。
しかし、この検索もやはり作りすぎては煩雑すぎてしまいます。私も作るには作って残してありますが、基本は最初の3つです。特に今日のタスクを見ながら、タスクが減っていくのをニヤニヤしながら作業しています。また、あくまでもこの検索は私に合わせたものですので、どうか使いつつ各々に合うように調整していって下さい。検索で上手くいかない時は、コメント頂ければ出来る限り対処したいと思います。それでは、みなさん、手作りの検索の心地を存分に楽しんで下さい。
最後に
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