【Toodledo企画】第3回 重要なことを際立たす

• Digital
• Toodledo

前回、1日を時間帯で区切りましたが、それだと割り込み作業などは予定の中に埋れてしまいます。それらはわかりやすいように、別のコンテキストを作ってしまいましょう。

前回では、1日を時間帯によって区切り、リズムを組み込むことをお話ししました。しかし、実際に仕事をしていると、中々自分のリズムを貫き通すことは難しいものです。それは、急な割り込み作業であったり、期日を過ぎてしまったタスクであったり、人との約束であったりします。これらは非常に緊急かつ重要なこととなってしまい、見過ごすことはできません。上手く自分のリズムに組み込んでいくことが必要です。ただ、ルーチンワークで占められている中に、いきなし入れるのも考え物です。元からあったタスクが今度は期日を過ぎてしまうかもしれません。一旦脇に置いてから、組み込むことを考えましょう。すでに時間帯はコンテキストで作成していますので、それに合う様にこれらもコンテキストで作成してしまいます。

期限切れのために

※「0. Overdue」のコンテキスト
まっさきにやらないといけなくなってしまったこと、「期限切れ」。それもそうです。期限を過ぎてもいいなら、元からその期限を設定しない訳ですから。しかし、その日にはその日にやろうと決めていたことがあったはずです。この時間帯にやらないといけないと思われる作業もその中にはあるかもしれません。そうすると、昨日まではその時間帯にやろうと思っていたところにおいそれと期限切れの作業をはめ込むわけにはいきません。1日のタスクを考える時に、やはりそれもいったんは隔離しておきたいものです。そして、まずは今日のタスクの中で空いている時間帯を探して、その時間帯にいれても問題ないことを確認したいものです。この期限切れもまた別のコンテキストとして作成しておきましょう。

割り込み作業のために

※「1. Interruption」のコンテキスト
人からの依頼などで突如湧いてくるもの、「割り込み作業」。これこそ、まさに自分では制御できず、予測しにくいものです。特に会社勤めの人は、上司から部下からお客さんからと頻繁に起こることでしょう。これをすんなりとタスクシュートに組み込みたいところですが、今は別のことにかかり切りでとにかくそれが終わってからにしたい。そういう風に思う時もあります。もちろん、そのことをまずはメモに書き留めておくことは必要です。しかし、タスクシュートに組み込む時にまずは並べて見比べてからではないと、難しくはないでしょうか。その割り込み作業の見積もり時間が分かっているのなら、とりあえずいれてしまえば終了時間が見えてきます。あまりにも許容できない終了時間であれば、翌日以降にもその作業を割り振る必要があります。やっぱりこの作業は止めようかなどと考えてしまっては、それを忘れ去る可能性もあります。そこでまずは割り込み作業を隔離して、それが出来るか確認した上で各時間帯ごとのコンテキストにはめ込むのです。

イベントのために

※「X. Project」のコンテキスト
忘れてはいけない人との約束、時間の決まったもの、「イベント」。これは上記のものとは違って、時間帯のコンテキストに溶け込んでもさして問題ではないかもしれません。大抵はあらかじめ分かっているものですし、人によってはGoogleカレンダーに入力しているでしょう。約束をすっぽかすなどと言うのは、彼女に嫌われてしまいますから気が張っていることでしょう。しかし、ならばこそあえて別のコンテキストを作っておくのです。さらに言えば、人との約束というのは、まず会いに行くために移動して、会って話をして、そして帰ってくる、という3つのタスクがあります。そして、自分だけの作業よりも遙かに時間の見積もれないものです。いえ、移動するのすらバッファを考えなくてはいけなくて、見積もりが大変になってきます。だから、小分けにしてそれぞれにバッファを多めに考えておきます。また、そのイベントで必要な事項というのは親プロジェクトに全て記載する様にしています。こうすることで情報が一カ所に集まるので、後で確認しやすくなるのです。

クッションを作ること

時間帯をコンテキストにしましょうといいつつ、時間帯以外のものをコンテキストにしましょうといいました。それは頭の中でもやっとしたものを、急にかちっとしたものに変換できないからです。一呼吸置きたいというか、ワン「クッション」あった方が気持ち的にも、作業的にも整理が付けやすいのです。そして、これらの1日の中で最もやらなければいけないことを別のコンテキストにすることで、やり忘れを避けやすくなります。ただ、一つ問題があります。あまりにもコンテキストがありすぎて、単純にその日のタスクというくくりでは全体を把握しにくくなります。
そこで、次回はこのぐちゃぐちゃになりかねないコンテキストを見やすくする方法をお話しします。

最後に

もし、このブログの内容が役に立つと思ったら、ぞうさんを。

熱烈にプッシュして下さるなら、Bさんを。

これからも読み続けてもいいなら、きつねくんを。


それぞれクリックして頂けると嬉しいですヾ(*´∀｀*)ﾉ