【Toodledo企画】第1回 使い方を分類してみる

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Toodledoは多機能だけにどこまで使ったものか悩ましくなります。使い始める前に、まずは7つの習慣、GTD、タスクシュートという代表的なやり方ごとに、どこを重点的に設定すればいいか考えてみたいと思います。

以前に「Toodledo会 使い方大分類」と称してオフ会をやりました。そこでも考えていた事ですが、Toodledoという非常に便利なサービスがあるにも関わらず、なぜ多くの人は使うのをためらってしまうのかの原因はどこにあるのかということ。その一つの原因として、多機能すぎてどのように設定すればいいのかを悩む事があると思います。@nokibaさんが「とっつきにくいが頼りになる「Toodledo」 」で、その使い方をご紹介されていました。それも参考になると思いますが、タスクシュートとして使う人向けになっていると思います。では、他のタスク管理ではToodledoをどのように使っていけばいいのでしょうか。タスクシュートを含めて、7つの習慣、GTDでの事例を考えたいと思います。

Toodledoの設定はたくさんあって困惑の元ですが、今回はタスクを登録するにあたって使用するフィールド(項目)に絞りたいとおもいます。項目の編集はTo-do Listの画面右上にあるCustomizeのこのボタンから行く事ができます。一つ一つの項目の説明は、ある程度タスク管理をされている方なら分かると思いますのでひとまず省きます。Goalについては、「1. 7つの習慣では」で後述します。Length(所要時間)とTimer(タイマー)が他ではあまり見ないでしょうか。タスクにかかる時間を見積もり、実際にかかった時間を計る事が出来ます。Location(場所)はどこでやるかについて。Assignor(担当者)はToodledoアカウント同士でタスクを共有した場合に、誰の担当かを示すものです。なお、使い込んでいくとなるとサブタスクは必要になってきますので、Proアカウントでの運用を想定しているとご了承下さい。

1. 7つの習慣では

まずは7つの習慣に沿った使い方をする時にはどのように設定するか考えてみましょう。7つの習慣というと、重要度と緊急度で分けられた4つの領域が思い浮かびます。そして、人生という大きな俯瞰視点からの落とし込みで、タスクを決めていきます。人生での目標、長期目標、短期目標、年間目標、月間目標、週間目標、そしてデイリータスクへと流れていきます。年間目標より長いものは、フォルダでも大変ですので他で記載した方がいいかもしれません。もしくは後述しますが、Toodledoの”Goals”に書いておくというのはいい手かもしれません。ひとまず週間目標までの落とし込みをしてみましょう。終わりましたら、早速Toodledoの設定へと取りかかりましょう。

7つの習慣で必要となるのは、Folder, Context, Goal, Due Date, Repeat, Length, Priority, Starでいいと思います。単純に7つの習慣を実行するのなら、もう少し削っても大丈夫ですが落とし込みの流れを確保するためにこの8つにしました。一つずつ何に使っていくか確認しましょう。
まずFolderは、短期目標から落とし込まれた年間目標と月間目標に使いましょう。どちらかでもいいし、両方使うなら「(年間目標)：(月間目標)」というフォルダ名にしてもいいでしょう。ここらへんは、最終的なタスクの粒度によると思います。日単位でのタスクが多いなら、フォルダは年間目標にして、プロジェクトを月間目標か週間目標にします。もっと細かいタスクが多いなら、フォルダは月間目標にして、プロジェクトを週間目標がいいかもしれません。
Contextは、4つの領域のどこに属すかを割り振るのに使うといいと思います。優先度を判断する際の指標になります。Due Date(期日)は言わずもがなですが、Due Date(〆切時間)まで使用するかはお好みだと思います。会議などのあらかじめ決まっている予定は、Googleカレンダーで別途管理してもいいです。もし、タスクの並びを自由に変えたいなら、代わりに使うのもいいです。

GoalはProアカウントにすると使える様になります。Lifelong(人生)、Longterm(長期)、Shortterm(短期)となっていて、それぞれを関連づける事ができます。またノートもつけれますので、詳細を記載してもいいです。ゴールに関連づけたタスクがいくつ消化されたかで、それぞれの進捗度がはかれるようになります。Toodledoではタスクの階層は2階層しかできないので、短期目標から週間目標へ関連づけることになるかもしれません。フォルダを月間目標にしているなら、Goalsと関連づけるだけのタスクがあってもいいかもしれません。
Repeat(繰り返し)必須として、Length(所要時間)はややいらないかもしれません。Priority(優先度)こそ7つの習慣にとって重要です。「大きい石」のタスクから実施できる様に活用してください。Star(星)は、突如緊急になってしまったタスクに使うといいでしょう。

2. GTDでは

Toodledoは、GTDとして使うのにも対応できます。というより、GTDとして使う事を想定されて作られています。自分がどのように設定してGTDとして使用しているかは、フォーラムでも賑わいを見せています。Toodledo : Forums :: Getting Things Done® (英語ですが、ざざっと見てみるのもいいかもしれません）なので、GTDとして使おうと考えている方は、あまり戸惑う事がないかもしれません。

フォルダ、コンテキスト、タグ、ここらへんは説明はいらないでしょう。期日はカレンダーに振り分けたのを設定するのに、必要になってくると思います。優先度は使わない訳ではありませんが、視認性が悪いのでスターと一緒に使う事を勧めます。Status(進捗状況)は、GTDとしてはあった方がいいかもしれませんが、使ってみると思いの外使いにくいかもしれません。期日を指定するのは最小限にして、その日にやる事は進捗状況でのみ判断するという尖った使い方の場合だけがいいかもしれません。どちらにせよ、なるべく絞った状態から始めた方がいいです。フォルダも仕事とプライベートという分け方にするか、パースペクティブに沿った分け方にするかで悩む事も考えられます。

3. タスクシュートでは

@shigotanoさん発案のタスクシュートは基本的にはExcelソフトでの運用ですが、Toodledoでも同等に機能します。どのように設定するかというと、@nokibaさんのそのままでいいと思います。なので、要点だけ説明を加えます。

コンテキストには、各々が区切った時間帯を割り当てます。7:00~10:00、10:00~13:00などを。所要時間の設定はタスクシュートでは重要です。それに@hira_aさんのタスクの終了時間を表示するブックマークレットを使うためにも必要です。（ブックマークレットはこちらから。ToodledoTips Blog ）すると、タイマーも重要なのかというと、現在使えるのがWeb上しかないのでデスク作業の人向けです。iPhoneなどでは、閉じたり開いたりをしているとどのくらい進んだかを確認するのに再読込をする必要が出てきたりします。しかしタスクが少なければ、TimeLabelなどで計って、それを転記するという使い方もなくもありません。

まとめると

以上、3つの手法での設定を見てきましたが、如何でしょうか。多機能といえど全てを使う必要はありません。ここで提示しましたのも、あくまでも一つの例です。ご自身の必要な者だけをピックアップして、使っていってください。

ちなみに、私はタスクシュートでの設定に、Due Timeを追加しています。タスクシュート自体ではタスクを消化する順番は1つのセット（時間帯）では順不同ですが、それでも順番にやらないと上手くいかないタスクもあります。特にルーチンワークであればあるほど、この順番でやると一番効率が良く、早くなると思う時があります。なので、その順番を制御するのに、Due Timeを使っています。もちろん、時間が指定されているものにも使いますが。タスクの頭に番号を振るのは、限られた中でやっているのなら問題はありませんが、増えてくると収拾が付かなくなります。私が馬鹿みたいに細かく時間指定しているのはそのためです。もし順不同で構わないチェックリスト的なタスクが並んでいた場合は、全く同じ時間を指定しています。

ただ、その代わりと言ってはなんですが、優先度は実は機能していません。全部同じ優先度で設定されています。設定するのが面倒という、単純な理由で。じゃあ、コンフリクトした場合はどう判断しているかというと、フォルダの割り振りで判断しています。フォルダが役割ごとに分かれているので、より上位の役割のタスクを優先しています。あとは、Toodledoの俎上に載せた以上は、どれもやるべき事なので迷うのはもう終わっているのです。

もっとToodledoについて出していきます

そういえば、日頃Toodledoについてあーだこーだ言いながらも、あまりブログでは書いていませんでした。基本的な使い方については@bousiyaくんの（toodledo×GTD×タスクシュート ）が丁寧だし、タスクシュートとしての使い方は@nokibaさんに準拠しているしと、敬遠してきました。とはいえ、やるやる詐欺に匹敵してきましたので、ここらでToodledo強化月間を、いや残り少ないな。強化週間を…　もう、週半ば。。。ええと、とにかくどこまで書いていくか非常に未定ですが、思いつく事は全て出し尽くしていこうと思います。

Toodledo企画

• 【Toodledo企画】第1回 使い方を分類してみる
• 【Toodledo企画】第2回 コンテキストにリズムを組み込む
• 【Toodledo企画】第3回 重要なことを際立たす
• 【Toodledo企画】第4回 好みのリストを手作りする
• 【Toodledo企画】第5回 日々の変更を簡単にする
• 【Toodledo企画】第6回 メモって思い出す
• 【Toodledo企画】 第7回 内容未定

最後に

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